Sales & Services Administrative Assistant, $22.25 - $31.95/hour
Postuler maintenant Postuler ultérieurement Job ID 10114385 Emplacement Kapolei, Hawaï, États-Unis Entreprise Aulani, A Disney Resort & Spa Date de publication 24/02/2025Résumé du poste:
Aulani, A Disney Resort & Spa, is more than an enchanting, family-friendly destination. We’ve combined the spirit of O`ahu with the magic of Disney to build a place where guests and cast members alike can feel the magic, can feel the spirit of the island and can truly feel welcome. Here, you’ll bring the spirit of the islands to life in every part of your role. Are you ready to join this team and make an impact?
The Sales and Service Administrative Assistant position assists the Sr. Sales & Services Director and the Assistant Sales Director with general administrative responsibilities which include extensive calendar maintenance, preparing contracts, reports, presentations, and expense reports as well as facilitating amenity requests for Guests. This position is also responsible for managing the planning, coordination and execution of business travel.
This is a full-time position reporting to the Sr Sales & Services Director and will be based in an office at our stunning Aulani Resort on Oahu, Hawaii.
What you will do:
- Provide any requested administrative support for Sr. Sales & Services Director and Assistant Sales Director
- Accurately schedule meeting times, locations, invitees and any A/V requirements via Outlook/VTC/Teams/Zoom
- Provide professional telephone etiquette team when they are away from their desks.
- Manage the planning, coordination, and execution of business travel according to Company guidelines
- Creation and preparation of presentations and proposals
- Creation of Site Alerts and booking reservations
- Prepare expense reports and monitor other department fiscal status and ensure labor & OE reports for accuracy.
- Process payment requests, purchase orders and service entries in a timely manner.
- Support Asst Sales Director/Sales Manager in the preparation of contracts and the turnover process
- Provide Sales & Services Department with requested collateral materials, external merchandise orders, and supplies
- Other duties as assigned
Here’s what you will need to be successful in the job:
- One (1) year of related experience
- Exceptional written, verbal and interpersonal communication skills to assure professional interaction with external contacts, internal partners and peers.
- Demonstrate strong organizational skills with attention to detail
- Service oriented, displays an enthusiastic attitude and strong work ethic
- Ability to manage time wisely and prioritize effectively
- Anticipates needs, takes initiative, recognizes challenges and proactively problem solves using sound judgement
- Proven social skills/cultural sensitivity/diversity. Anticipates and prepares for situations
- Highly proficient computer knowledge/skill in Microsoft Office including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams
Preferred Qualifications:
- Experience supporting a department leader / manager preferred
- Knowledge and understanding of Sales Process
- Product familiarity/knowledge of Aulani, A Disney Resort & Spa, all other Walt Disney Parks & Resorts and Oahu, Hawaii
- Experience in SAP, Concur, LILO
Benefits and Perks:
Disney offers a rewards package to help you live your best life. This includes health and savings benefits, educational opportunities and special extras that only Disney can provide. Learn more about our benefits and perks at https://jobs.disneycareers.com/aulani-benefits
The hiring range for this position in Hawaii is $22.25 to $31.95 per hour. The base pay actually offered may vary depending on the candidate’s geographic region, job-related knowledge, skills, and experience, among other factors. To learn more about our benefits visit: https://jobs.disneycareers.com/benefits.
Sur Aulani, A Disney Resort & Spa:
Alliant la beauté naturelle et l’esprit des îles hawaïennes à une touche de magie Disney, Aulani, un Disney Resort & Spa adopte et célèbre la culture et la narration hawaïennes. Situé sur un domaine littoral de près de 8,5 hectares sur l’île d’O’ahu, le complexe hôtelier a été spécialement conçu pour permettre aux familles de découvrir la culture, l’histoire et les traditions d’Hawaï sur un fond de ciel bleu et de panoramas magnifiques. Les Cast Members jouent un rôle essentiel pour donner vie aux histoires d’Hawaï, tout en préservant le service réputé et les offres de divertissement enchanteresses de Disney.
Sur The Walt Disney Company:
The Walt Disney Company, ainsi que ses filiales et sociétés affiliées, forme l’une des principales entreprises internationales diversifiées de divertissement familial et de médias. Elle comprend trois secteurs d'activités essentiels : Disney Entertainment, ESPN et Disney Experiences. Depuis ses modestes débuts en tant que studio de dessins animés dans les années 1920 jusqu’à son statut de référence actuel dans le secteur du divertissement, Disney poursuit fièrement sa tradition de création d’histoires et d’expériences exceptionnelles pour tous les membres de la famille. Les histoires, les personnages et les expériences de Disney touchent les consommateurs et les visiteurs du monde entier. À travers nos activités présentes dans plus de 40 pays, nos employés et cast members collaborent pour créer des expériences de divertissement appréciées à la fois au niveau universel et local.
Le poste est rattaché à DVC Hawaii Management Company, LLC , qui fait partie d’une entreprise que nous appelons Aulani, A Disney Resort & Spa.
DVC Hawaii Management Company, LLC est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances à l’emploi. Les candidat(e)s seront pris(es) en considération pour un emploi sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’orientation sexuelle, de genre, d’identité de genre, d’expression de genre, d’origine nationale, d’ascendance, d’âge, d’état matrimonial, de statut militaire ou d’ancien combattant, d’état de santé, d’informations génétiques ou de handicap, ou de tout autre motif interdit par la loi fédérale, étatique ou locale. Disney défend un environnement commercial où les idées et décisions de tous et toutes nous aident à grandir, innover, créer les meilleures histoires et être pertinents dans un monde en évolution constante.