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The Walt Disney Company: Be Part of the Story

Be Part of the Story

Secretary IV

Postuler maintenant Postuler ultérieurement Job ID 875065BR Emplacement Burbank, Californie, États-Unis Entreprise The Walt Disney Studios Date de publication 21/10/2021

Résumé du poste:

It’s the magic of immersing yourself in a motion picture masterpiece, or a new track from your favorite band, or the spectacle of a live Broadway show. It’s hard to define and even harder to create, but that’s what we do at The Walt Disney Studios. Ours is a culture of innovation, collaboration and creativity. We raise the bar, then step over it, blazing trails through the production and distribution of world-class entertainment around the globe. If you want to help tell compelling, enduring stories through movies, music or stage plays, then we want to hear from you.

Responsabilités:

Job Responsibilities
Provide day-to-day administrative support for high level executive including (but not limited to) the following:
  • Manage schedule, calendar and meetings for executive
  • Schedule and coordinate meetings with all relevant information
  • Ability to tactfully manage executive’s time, multi-task and communicate clearly and effectively with all team members
  • Field heavy volume of daily phone calls and maintain accurate phone log
  • Screen and flag important incoming emails to appropriate team members, manage junk email, maintain and set up email rules
  • Arrange travel plans and create detailed itineraries for executive (and other executives where relevant)
  • Maintain daily files for meetings (record as needed)
  • Handle talent/filmmaker jet requests
  • Liaise with the offices of the Chairman, President of the Studios, President of Marketing, etc. and create/maintain executive schedules and coordinate on the ground logistics for publicity global tours, conventions, film festivals and other events
  • Filing of reference materials, background and overview information
  • Preparation of all business-related expenses using Concur/SAP travel proxy role in a timely manner and checking all direct reports’ expenses are coded appropriately
  • Regularly correspond with external partners (agencies, internal partners and teams across the company, including internal Global Publicity Team, Pixar, Walt Disney Animation Studios, Lucasfilm and Marvel)
  • Handle executive’s mail and shipping requests, orders supplies/materials and process invoices (when necessary)
  • Maintain team and film related distribution lists and general office documents
  • Provide support at publicity events such as press days/junkets, premieres, screening when necessary
  • Other admin projects as assigned, including research

Qualifications Nécessaires:

  • Maintain standards of strict confidentiality with respect to all matters and documents
  • Ability to make independent decisions when handling sensitive and confidential information, while exercising good judgment and discretion when executive is out of the office
  • Extremely detail oriented and organized, with a strong ability to manage multiple high priority projects and appropriately prioritize work
  • Proactively anticipate needs of executive and manage office time efficiently
  • Ability to maintain an efficient office, files, database, and information
  • Professional, friendly, easy-going manner to handle varied personalities, responsibilities and assignments
  • Ability to multitask and deliver under tight deadlines with a calm, professional manner
  • Excellent written and verbal communications and interpersonal skills to assure successful interaction with senior executives and filmmakers, as well as business unit contacts and key external partners
  • High-level competency in general administrative skills including answering the phone, filing, etc.
  • Excellent typing skills with proficiency in Microsoft Office Suite including Word, Excel, PowerPoint, Keynote and Outlook for meeting requests and calendaring
  • Ability to work overtime when necessary
  • Team player - willing to work with other assistants and staff at all levels in support of the marketing team in Burbank and worldwide
  • Positive attitude and the ability to be proactive, resourceful and flexible

Compétences Souhaitées:

  • Candidate should have a strong passion for film publicity and movies and should be familiar with a variety of industry concepts, practices, and procedures, especially in publicity
  • Experience in the entertainment industry, ideally in publicity or marketing
  • Ability to troubleshoot tech issues as they arise
  • Overall working knowledge with the SAP and Concur system

Sur The Walt Disney Studios:

Depuis plus de 95 ans, The Walt Disney Studios représentent la base sur laquelle The Walt Disney Company s’est construite. Aujourd’hui, il propose des films, des histoires en épisodes, de la musique et des mises en scène de qualité aux consommateurs du monde entier. The Walt Disney Studios regroupe un ensemble de studios de cinéma respectés, notamment Disney, Walt Disney Animation Studios, Pixar Animation Studios, Marvel Studios, Lucasfilm, 20th Century Studios et Searchlight Pictures. Il abrite également Disney Theatrical Productions, le producteur de spectacles de renommée mondiale.

Sur The Walt Disney Company:

The Walt Disney Company, avec ses filiales et ses sociétés affiliées, est une grande société internationale et diversifiée de divertissement familial et de médias couvrant les secteurs d’activités suivants : réseaux de médias, parcs et centres de vacances, studio de divertissements, produits de consommation et médias interactifs. Depuis ses modestes débuts en tant que studio de dessins animés dans les années 20 jusqu’à son statut de référence dans l’industrie du divertissement d’aujourd’hui, Disney poursuit fièrement sa tradition de création d’histoires et d’expériences exceptionnelles pour tous les membres de la famille. Les histoires, les personnages et les expériences de Disney touchent les consommateurs et les visiteurs du monde entier. À travers nos activités présentes dans plus de 40 pays, nos employés et cast members collaborent pour créer des expériences de divertissement appréciées à la fois au niveau universel et local.

Le poste est rattaché à ABC, Inc. , qui fait partie du secteur d’activité que nous appelons The Walt Disney Studios.

ABC, Inc. est un employeur qui souscrit au principe d’égalité des chances. Les candidat(e)s seront pris(es) en considération pour l’emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’orientation sexuelle, d’identité sexuelle, de handicap ou de statut d’ancien combattant protégé. Disney favorise une culture commerciale où les idées et décisions de tous et toutes nous aident à grandir, innover, créer les meilleures histoires et être pertinents dans un monde en évolution rapide.

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